XIV Міжнародна наукова інтернет-конференція ADVANCED TECHNOLOGIES OF SCIENCE AND EDUCATION

Русский English




Научные конференции Наукові конференції

Лозовський О.М., Гора Н.В. ЕФЕКТИВНІ РІШЕННЯ ДЛЯ УСПІШНОГО ФУНКЦІОНУВАННЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

доцент Лозовський О.М., студентка Гора Н.В.

Вінницький торговельно-економічний інститут

Київського національного торговельно-економічного університету

ЕФЕКТИВНІ РІШЕННЯ ДЛЯ УСПІШНОГО ФУНКЦІОНУВАННЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ

 Ритм, в якому живе більшість із нас, навряд чи можна назвати спокійним і розміреним. Брак часу, аврал і жорсткий цейтнот є випробуваннями, справитися з якими під силу далеко не кожному. Постійне перебування менеджера в стані не «знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати відповідним, коли йдеться про особисту ефективність. Тому менеджеру, як керівнику, головна мета якого, здійснювати ефективне керівництво підприємством, доцільно вміти успішно управляти і таким важливим ресурсом як час.

Управління часом (тайм-менеджмент, time management, організація часу) - дисципліна про методи визначення, що для людини важливіше за все і на що в першу чергу варто витратити час. Управління часом включає в себе інструменти та методики планування часу, зазвичай з метою збільшення ефективності його використання в особистих або корпоративних цілях. Зазвичай, термін «тайм-менеджмент» в практиці застосовують тоді, коли з позиції керівника говорять про управління власним робочим часом і організації роботи своїх підлеглих.

Емоційна напруга блокує продуктивність, приводить до швидкої стомлюваності і апатії. Підчас опитування 2500 керівників вищої ланки Європи і США виявилося, що німецькі менеджери проводять на роботі 70 годин на тиждень, англійські - 60 годин, американські - 58, французькі - 56, шведські - 54 години. 23% опитаних німецьких менеджерів працюють по 80 годин в тиждень, 24% - по 100 годин. Для 75% опитаних робочий тиждень перетворився у семиденку. Найстрашнішим «вбивцями» часу стали засідання, конференції, наради і ін., які займають до 65% часу робітника. При цьому 80% менеджерів виражають незадоволеність організацією подібних заходів і вважають, що втрачають на цьому до 30% свого часу [2].

Дослідження показують, що 36% (78 днів в року) робочого часу витрачається даремно. Головними причинами експерти називають недосконале  планування і недостатній контроль. А 43% свого часу керівники вищої ланки витрачають не на керівництво, а на адміністрування і паперову роботу [5]. Тому, щоб не стати жертвою стресу або, ще гірше, синдрому хронічної утомленості,  потрібно зайнятись управлінням часом або тайм-менеджментом.

Всі успішні люди роблять це. Всі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне і те ж. Під продуктивністю, в першу чергу, мається на увазі результат, а не процес. Якщо менеджер має намір підвищити свою продуктивність, він повинен твердо вирішити зробити це. Люди витрачають час даремно, тому що вони так і не вирішили підвищити свою продуктивність. Основний секрет особистої ефективності полягає в правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу або кар'єри.

Що дає управління часом:

1. Дає можливість навчитись розуміти, що є важливим для досягнення поставлених цілей.

2. Допомагає менеджерам досягти своїх цілей швидше, зекономити сили та активність.

3. Керівник отримує можливість домогтися успіху як в роботі, так і в особистому житті.

4. Завдяки грамотному управлінню своїм часом можна навчитися уникати стресових ситуацій або, потрапивши в них, виходити з стресу з мінімальними втратами.

5. Тайм-менеджмент дає змогу досягти більшого за менший час, а заощаджений час використати для досягнення інших цілей.

 6. Навчає підвищенню самоорганізації полегшуючи співпрацю з начальником, колегами і підлеглими.

7. Дає змогу вивільнити час для самовдосконалення, творчості та інновацій.

Один із головних прийомів, які пропонує тайм-менеджмент це планування своєї діяльності.

 Люди, які добилися успіху в своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідне для підвищення продуктивності і ефективного управління часом.

Планувати і думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, то вона не існує. Перелік задач - це свого роду карта, яка не дасть  збитися з шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер в книзі «Ефективний керівник» приводить хорошу аналогію, стимулюючу до фіксації задач на папері: «Люди, що містяться в темному приміщенні, швидко втрачають відчуття часу. Але навіть в повній темноті більшість людей зберігає відчуття простору. Знаходячись в освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже через декілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви знаходитеся в такому приміщенні, ви сильно помилитеся в своїх підрахунках. Тому, якщо ми покладаємося на нашу пам'ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час...»[6] Робота із списком запланованих справ в перший же день збільшує продуктивність на 25%. Необхідно з вечора приготувати список задач, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, ви завжди знатимете, з чого почати свій день.

Перед тим, як почати що-небудь робити, пригадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання задачі, заощадить 90% часу при її рішенні [3].

Задача тайм-менеджменту полягає в тому, щоб вчасно визначити головну справу. Розстановка пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, привласнюючи кожній задачі свій рівень важливості. Після визначення важливої справи оціните наслідки у разі його виконання або невиконання. Важлива задача має серйозні наслідки, якщо не буде виконана в строк.

Основний секрет управління часом полягає в зосередженості і цілеспрямованості. Необхідно почати з рішення першочергових задач і робити все послідовно, тобто щось одне в певний період часу. Кидаючи справу і повертаючись до нього знову і знову, ми знижуємо свою ефективність в 5 разів. Моцарт міг працювати над трьома композиціями відразу і створювати справжні шедеври. Але це швидше виключення, ніж правило. Бах, Гайдн або Верді могли працювати тільки над одним твором в якийсь період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, не закінчивши попереднє.

Для ефективного тайм-менеджменту слід використати закон примусової ефективності, який говорить про те, що на все часу ніколи не вистачає, але його завжди достатньо для найважливішого. Тому важливо зібратися і примусити себе зробити в першу чергу те, що принесе найбільшу вигоду і результат.

Всі справи можна розділити на 4 групи:

•1.     Термінові і важливі;

•2.     Важливі, але не термінові;

•3.     Термінові, але не важливі;

•4.     Не термінові і не важливі.

Така класифікація носить ім'я американського президента і називається методом  Ейзенхауера[1].

Першорядні задачі - це справи термінові і важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить вам непотрібні проблеми - за них потрібно прийматися самому і негайно.

Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі задачі можна відкласти, проте вони можуть зробити сильний вплив в довгостроковій перспективі. Нетермінові і важливі справи мають звичку ставати терміновими і важливими, якщо їх постійно відкладати. Для того, щоб такого не відбулося, наперед передбачите для них часовий резерв.

Термінові, але не важливі задачі мало позначаються на нашому успіху. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно відобразитися на вашій ефективності. Такі справи віднімають велику частину вашого тимчасового резерву. Це якраз ті задачі, які по можливості потрібно передоручати або зменшувати їх кількість.

Логічно припустити, що нетермінові і неважливі справи не мають ніякого значення у принципі і не несуть ніяких наслідків при їх невиконанні. Такі справи можна сміливо викреслювати з списку менеджера.

Продовжуйте працювати з складеним списком протягом дня: при появі нової справи вносите його в список з урахуванням пріоритетності по відношенню до раніше запланованих задач. Виконавши чергову задачу із списку, обов'язково викреслюйте її. Це дасть відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму і зарядить енергією. Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від цілей життя до плану на день. Кожна задача повинна мати фіксовані терміни. Складну задачу завжди потрібно ділити на дрібні підзадачі. Тут добре допоможе дерево рішень, де ключова задача - дерево, а підзадачі для її виконання - гілки. Продовжувати «розгалуження» необхідно до тих пір, поки процес виконання всієї задачі не стане простим і прозорим.

Завжди необхідно задавати запитанням про те, які довгострокові наслідки має та або інша задача, і що відбудеться, якщо ви її взагалі не виконаєте.

Найголовніше слово для організації власного часу - це ввічливе «ні». Слід навчитися відмовляти і говорити «ні» задачам, що не входять до числа вибраних вами пріоритетів. Потрібно бути тактовними і відмовляти так, щоб людина зрозуміла, що ви відкидаєте не його особисто, а задачу. Обов'язково потрібно стежити за тим, на що ви витрачаєте свій робочий і вільний час.

•1.     Слід ставити собі 3 наступні питання протягом дня:

•2.     Які справи найважливіші і цінніші?

•3.     Що можу зробити я і лише я, що значно поліпшить положення?

•4.     Як використовувати свій час з найбільшою користю?

Відповіді на ці питання дозволять подвоїти вашу продуктивність.

Отже, найпростіший спосіб уникнути паніки керівнику, який бачить об'єм роботи, що постійно збільшується, - це зробити глибокий вдих і сказати: «Я можу тільки те, що можу», і почати спокійно складати список. Аналізуючи задачі, що стоять перед вами, ви завжди побачите, що часу цілком вистачає, щоб вирішувати життєво важливі питання. Варто уважно стежите за тим, щоб у вашому житті зберігалася рівновага. Керівник, що працює до знемоги, не зможе обдурити свій організм, він все одно візьме своє, і якщо вчасно не зупинитися, він зробить це примусово. А це явно не найкращий варіант.

Для того, щоб бути ефективним управлінцем, просто тайм-менеджменту замало. Важливо стежити за своїм здоров'ям і підтримувати себе в хорошій фізичній формі. Ваше життя повинне бути насиченим, в ній завжди повинен знаходитися час для сім'ї і відпочинку.

Література:

•1.     Азарова О. Тайм-менеджмент за 30 минут / Ростов н/Д: Феникс, 2007. - 160 с.

•2.     Архангельський Г.О. Тайм-драйв: як встигати жити і працювати., 2009 р.- 235 с

•3.     Вронский  А. И.  Как   управлять    своим    временем  / 2007.   -   224   с.  

•4.     Девід Аллен. Як привести справи в порядок. Мистецтво продуктивності без стресу / Москва, 2009. - 234с.

•5.     Горбачев О.О. Тайм-менеджмент для управлінця / Київ, 2010. - 220с.

•6.     Пітер Ф. Друкер Ефективний керівник  / 2009. - 345с.

e-mail : Gora555@ukr.net


Залиште коментар!

Дозволено використання тегів:
<a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <code> <em> <i> <strike> <strong>